PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (ERP) PADA PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (KLIKNKLIK.COM)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmânirrahîm.
Assalamu’alaikum Warahmatullâhi Wabarâkatuh.

Segala puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat, taufiq dan hidayah-Nya kepada kita semua. Shalawat serta salam semoga terlimpahkan kepada Nabi Muhammad Saw. pembawa rahmat bagi semesta alam.

Paper ini berjudul “PENERAPAN ENTERPRISE RESOURCES PLANNING (ERP) PADA PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (KLIKNKLIK.COM)” yang didalamnya terdapat pembahasan tentang penjelasan tentang data dan informasi yang ada di PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (kliknklik.com), pengelompokkan informasi yang didapat di PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (kliknklik.com) berdasarkan level manajemen, dan penjelasan tentang konsep dasar ERP dan penerapannya di PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (kliknklik.com).

Paper ini bertujuan agar perusahaan yang dalam menghadapi persaingan global harus mampu mengintegrasikan setiap lini dalam perusahaannya dengan baik. Oleh karena itu diperluakan suatu aplikasi untuk dapat membantu  perusahaan untuk menjalankan roda bisnisnya menjadi lebih baik. Aplikasi tersebut adalah Enterprise Resource Planning (ERP).

Saya juga memohon maaf jika ada kesalahan dalam penulisan dan semua  kesalahan itu datangnya dari saya karena saya adalah manusia yang tidak luput dari kesalahan dan kesempurnaan itu datangnya dari Allah SWT. Harapan saya semoga paper ini dapat berguna bagi pembacanya. Amîn. Sekian dan terima kasih.

Wassalamu’alaikum warahmatullâhi Wabarâkatuh.

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................      1

DAFTAR ISI .....................................................................     2

I.       PENDAHULUAN ............................................................      3

1.1.         LATAR BELAKANG ............................................      3

1.2.         RUMUSAN MASALAH ........................................      3

1.3.         TUJUAN ................................................................      4

II.    PEMBAHASAN ...............................................................     5

1.          

2.          

2.1.         GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ...............       5

2.2.         DATA DAN INFORMASI .....................................      5

2.3.         PENGELOMPOKKAN INFORMASI
BERDASARKAN LEVEL MANAJEMEN ..........        8

2.4.         ENTERPRISE RESOURCES PLANNING(ERP) .       10

2.5.         IMPLEMENTASI ERP DENGAN SOFTWARE
ACCURATE 4 ........................................................     11

III. KESIMPULAN .................................................................     13

DAFTAR PUSTAKA ......................................................      14

I.      PENDAHULUAN

1.1.    LATAR BELAKANG

Globalisasi dunia telah membuat jaringan bisnis semakin meluas. Wilayah konsumen dari sebuah perusahaan tidak lagi hanya berasal dari satu region melainkan dari seluruh dunia. Hal utama yang perlu diberikan perusahaan kepada setiap pelanggannya dalam menghadapi globalisasi dunia bisnis adalah kemudahan untuk mendapatkan informasi tanpa harus terhambat oleh masalah waktu dan jarak. Teknologi Informasi dapat menyelesaikan masalah tersebut, oleh karena itu kita mengenal sebutan “teknologi tanpa batas” untuk Teknologi Informasi.

Perusahaan awalnya menggunakan komputer sebagai Sistem Informasi Akutansi (SIA) tapi kemudian disadari memiliki nilai potensi sebagai suatu Sistem Informasi Manajemen (SIM). Selanjutnya perhatian meluas pada Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) DSS, kantor virtual (virtual office), Perencanaan Sumber Daya Perusahaan (Enterprise Resources Planning) ERP dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge-based system). Keenam bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information Sistem) CBIS.

1.2.    RUMUSAN MASALAH

1.      Data apa saja yang diperlukan untuk dapat mengimplementasikan ERP di PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (kliknklik.com)

2.      Informasi apa saja yang akan dihasilkan dari penggunaan ERP di PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (kliknklik.com) serta pengelompokkannya

3.      Mengenal konsep dasar ERP dan bagaimana implementasinya di PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (kliknklik.com)

4.      Software Accounting apa yang dipakai di PT. PORTAL BIZ NUSANTARA (kliknklik.com)

1.3.    TUJUAN

Dunia bisnis saat ini menuntut perusahaan untuk dapat mengelola informasi dengan baik, sehingga kebutuhan informasi masing–masing pihak yang berkepentingan (bukan hanya konsumen) dapat terpenuhi dengan cepat dan tepat. Teknologi Informasi dapat mengotomatisasi proses pengelolaan informasi dari mulai memasukkan informasi, menyimpan, dan memperbaruinya setiap saat sehingga setiap orang bisa mendapatkan informasi terbaru dan melakukan analisis dengan mudah. Oleh karena itu proses penyampaian pesan, informasi, maupun pengetahuan dapat lebih cepat, mudah dan dijamin up to date. Maka dari itu model ERP akan memudahkan kebutuhan-kebutuhan tersebut. Oleh sebab itu kami akan mengimplementasikan ERP pada PT. PORTAL BIZ NUSANTARA dengan kebutuhan kebutuhan itu. Diharapkan dengan implementasi dari ERP ini dapat memudahkan proses kerja dari perusahaan.

II.    PEMBAHASAN

2.1.    GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

PT. PORTAL BIZ NUSANTARA atau Kliknklik.com merupakan kombinasi antara web store dengan retail store elektronik terlengkap di Indonesia dengan beberapa toko cabang yang tersebar di beberapa area seperti di Jakarta, Bekasi, Depok, Tanggerang, Bandung dan Yogyakarta. Dengan tersebarnya toko cabang kliknklik di beberapa kota besar tersebut dapat memudahkan konsumen untuk bertransaksi secara online maupun offline.

Kliknklik.com menjual beberapa kategori produk, seperti Laptop, Ultrabook, PC desktop, Aksesoris elektronik (kamera, tablet, laptop dan PC desktop), PC tablet, Smartphone, Kamera, Printer, Scanner, Software, Tas laptop, dan masih banyak lagi. Kliknklik tidak hanya merupakan perusahaan penyedia laptop, notebook, netbook dan komputer terlengkap bagi para konsumen elektronik di Indonesia, tapi juga memberikan kemudahan bagi para individu atau retailers untuk menemukan harga termurah, pelayanan tercepat dan kualitas barang terbaik dengan cara yang sangat efektif.

Kliknklik selain menyediakan laptop dari berbagai merk ternama juga menyediakan komputer desktop, printer, aksesoris, peripheral juga tas laptop untuk memudahkan aktivitas one stop shopping online para konsumen elektronik di Indonesia.

2.2.    DATA DAN INFORMASI

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih bersifat mentah, sehingga memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwujut suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep.

Sedangkan, Informasi adalah hasil pengolahan dari sebuah model, formasi, organisasi, ataupun suatu perubahan bentuk dari data yang memiliki nilai tertentu, dan bisa digunakan untuk menambah pengetahuan bagi yang menerimanya. Dalam hal ini, data bisa dianggap sebagai obyek dan informasi adalah suatu subyek yang bermanfaat bagi penerimanya. Informasi juga bisa disebut sebagai hasil pengolahan ataupun pemrosesan data.

Data mencakup fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti, yang diubah menjadi informasi oleh suatu pengolah informasi.Informasi memiliki arti bagi pemiliknya. Pengolah informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tertulis. Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan dan digunakan untuk membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

Berikut adalah tabel perbedaan dari Data dan Informasi:

DATA	INFORMASI
Bersifat mentah	Hasil olahan yang lebih berguna
Untuk pengolahan lebih lanjut	Untuk acuan mengambil keputusan
Belum jelas isinya dan belum sempurna	Sumber pemahaman yang telah  sempurna

 

Gambar diatas adalah salah satu contoh data dan informasi yang ada di kliknklik.com, data stok laptop dipadukan dengan harga menghasilkan sebuah informasi daftar harga laptop yang dijual/tersedia di kliknklik.com, informasi ini berguna bagi customer yang ingin membeli laptop di kliknklik.com. Dibawah ini penjelasan lebih lengkap data dan informasi apa saja yang ada di kliknklik.com.

DATA	INFORMASI	KNOWLEDGE
·         Data nama pegawai kliknklik.com ·         Data jam kerja pegawai kliknklik.com	·         Laporan gaji pegawai kliknklik.com	Untuk : ·         Manager ·         HRD ·         Accounting
·         Data stok barang	·         Daftar harga (pricelist)	Untuk : ·         Customer ·         Sales
	·         Laporan stok toko	Untuk : ·         Supervisor ·         Sales
·         Data customer	·         Laporan penjualan toko	Untuk : ·         Accounting ·         Supervisor ·         Sales
	·         Laporan service	Untuk : ·         Service Center ·         Supervisor
·         Data cabang toko kliknklik.com	·         Laporan stok global ·         Laporan mutasi barang	Untuk : ·         Manager ·         Supervisor ·         Gudang
	·         Laporan penjualan global	Untuk : ·         Manager ·         Accounting
	·         Laporan pembelian barang	Untuk : ·         Accounting ·         Manager ·         Gudang
	·         Persediaan kas	Untuk : ·         Accounting ·         Supervisor
	·         Aset tetap	Untuk : ·         Manager ·         Supervisor
	·         Laporan pengeluaran toko	Untuk : ·         Accounting ·         Supervisor
	·         Laporan pengeluaran global	Untuk : ·         Manager ·         Accounting

2.3.    PENGELOMPOKKAN INFORMASI BERDASARKAN LEVEL MANAJEMEN

Pada umumnya manajer memiliki tanggung jawab yang sama, yaitu melakukan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, serta penyusunan staf namun dari sisi tingkat atau level manajemen dapat dibagi menjadi tiga / 3 macam, yakni :

1.      Manajer Puncak / Top Manager

Tanggung jawab dari manajer puncak adalah keseluruhan kinerja dan keefektifan dari suatu perusahaan. Manajer tingkat puncak membuat kebijakan, keputusan dan strategi yang berlaku secara umum pada suatu perusahaan. Manajer puncak juga yang melakukan hubungan dengan perusahaan lain dan pemerintah.

2.      Manajer Menegah / Middle Manager

Manajer tingkat menengah berada di antara manajer puncak dan manajer bawah. Manajer ini bertugas mengimplementasikan strategi, kebijakan serta keputusan yang diambil oleh manajer tingkat atas atau puncak.

3.      Manajer Bawah / Lower Manager

Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan atau supervisi para karyawan dan memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan menengah telah dijalankan dengan baik. Manajer bawah juga memiliki andil dan turut serta dalam proses pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan.

Berikut pengelompokkan informasi yang ada di kliknklik.com menurut level manajemen :

TOP/SENIOR	MIDDLE	LOWER
Laporan stok global	Laporan gaji pegawai	Daftar harga (pricelist)
Laporan penjualan global	Laporan penjualan toko	Laporan stok toko
Laporan pembelian barang	Laporan mutasi barang	Laporan service
Laporan pengeluaran global	Persediaan kas	Laporan penjualan toko
Laporan penjualan toko	Aset tetap	Laporan pengeluaran toko
	Laporan pengeluaran toko

2.4.    ENTERPRICE RESOURCES PLANNING (ERP)

ERP atau Enterprise Resources Planning atau dalam bahasa Indonesia Perencanaan Sumber Daya Perusahaan yaitu sebuah sistem informasi yang digunakan oleh sebuah perusahaan barang ataupun jasa yang berguna untuk mengintegrasikan semua proses jalannya perusahaan dari segala aspek baik proses produksi, proses operasional, proses distribusi, dan segala proses lainnya dari produk ataupun jasa dari perusahaan tersebut, dengan ERP kita dapat mengintegrasikan pekerjaan atau aktivitas perusahaan dalam satu wadah. Yang tentunya di zaman globalisasi ini menuntun segala aspek agar menjadi lebih efektif dan efisien. Maka dari itu model ERP yang akan kita implementasikan ini dapat berintegrasi secara otomatisasi melalui konsep teknologi informasi.

Sebenarnya ERP (Enterprise Resource Planning) tidak jauh dari yang sering kita dengar ‘program accounting’. Dalam perkembangannya ERP mengalami penyempurnaan dengan memasukkan aspek-aspek lain dalam perusahaan sehingga tidak hanya mencakup aspek akuntansi dan keuangan, tetapi sudah mencakup produksi, pembelian, penjualan, HRD, payroll, pajak dsb. Intinya, dengan ERP memungkinkan kita mengintegrasikan pekerjaan / aktivitas perusahaan dalam satu wadah.

Satu wadah itu bisa berbicara mengenai satu tujuan, satu database, satu bahasa, satu istilah, satu program, satu aturan main yang dipakai untuk melakukan semua aktivitas. Contoh sederhananya, item yang dijual ‘item no. 1′ dipergunakan dalam penawaran oleh salesman bagi customernya, ‘item no. 1′ tersebut selanjutnya dipergunakan oleh bagian sales admin untuk dipakai dalam penerbitan Sales Order, demikian juga dengan bagian produksi, logistik, pembelian, pengiriman, penagihan, akuntansi, keuangan, managemen. Dengan kesepakatan ‘satu’ ini diharapkan tidak terjadi kesalahpahaman, salah ketik, salah jumlah, pengulangan pekerjaan dsb. Demikianlah dengan integrasi system niscaya kinerja perusahaan dapat ditingkatkan menjadi lebih efisien, lebih efektif, lebih cepat, lebih tepat dan tentunya berujung pada lebih profitable.

2.5.    IMPLEMENTASI ERP DENGAN SOFTWARE ACCURATE 4

ACCURATE Accounting Software diciptakan oleh Putera/Puteri Bangsa Indonesia yang berdiri di bawah bendara PT. Cipta Piranti Sejahtera, lebih dikenal dengan sebutan CPSSoft, yang berlokasi di Jakarta. ACCURATE Accounting Software merupakan software pertama yang dikembangkan oleh CPSSoft. Dalam mengembangkan software, CPSSoft selalu menggunakan pinsip dasar 3 M, yaitu Murah, Massal , dan ber-Manfaat.

Berkat masukan dari user dan mengikuti perkembangan dunia usaha di Indonesia ACCURATE selalu membenah diri dan menyesuaikan dengan perkembangan tersebut. Hingga sekarang telah release versi 4. Pemunculan versi 4 ini tentunya memberikan beberapa kemudahan baru bagi user dalam menerapkan sistem akuntansinya ke dalam ACCURATE.

Beberapa modul yang terdapat di ACCURATE 4 antara lain:

1.      Sales/Account Receivable
Sales Order, Delivery Order, Sales Invoice, Sales Return, Customer Receipts

2.      Purchase/Account Payable
Purchase Order, Receive Item, Purchase Invoice, Purchase Return, Vendor Payment

3.      Item & Inventory
Item, Warehouse, Inventory Adjustment, Item Price Adjustment, Grouping, Item Transfer, dan Job Costing.

4.      General Ledger
Company Information, Company Preference, Journal Voucher, General Ledger

5.      Cash & Bank
Other Deposit, Other Payments, Bank Transfer, Reconcile, Bank Book

6.      Fixed Asset
Fiscal Fixed Asset Type, Fixed Assets Types, Fixed Asset List.

7.      Manufacturing
Item Standart Cost, Standart Convension Cost, Bill Of Material, Work Order, Work Order Execution, Material Release, Material Adjustment, Product And Material Result, Cancel Production.

Dibawah ini contoh screenshot software ACCURATE 4

 

III.          KESIMPULAN

Dengan penerapan ERP di kliknklik.com akan mendapatkan banyak manfaat diantarnya : efisiensi waktu, biaya, tenaga, dan sebagai sarana belajar bagi para karyawan untuk meninggalkan budaya kerja lama. Budaya kerja lama yang dimaksud salah satunya adalah kebiasaan karyawan melempar tanggung jawab bila terjadi suatu kesalahan dalam proses kerja. Padahal yang seharusnya dilakukan adalah mencari solusi untuk memperbaiki kesalahan yang terlanjur terjadi.

Kontribusi ERP dalam hal ini adalah membantu pelaksanaan dan pendokumentasian komunikasi internal antar karyawan. Dengan adanya pendokumentasian ini, kita dapat memantau dan mengendalikan kinerja setiap proses. Untuk selanjutnya tinggal dipikirkan tindakan perbaikan dan pencegahan yang seharusnya dilakukan.Kelancaran proses kerja sebagai hasil dari penerapan ERP dapat membantu perusahaan memenuhi keinginan pelanggan sehingga perusahaan dapat mencapai kepuasan pelanggan.

DAFTAR PUSTAKA

Consultants, AIMS. Manfaat Penerapan ERP. http://www.aimsconsultants.com/news /articles/14-manfaat-penerapan-erp. Diakses pada tanggal 1 Januari 2014.

Kliknklik.com. Pricelist laptop. http://kliknklik.com/pricelist/laptop_pl/. Diakses pada tanggal 1 Januari 2014.

Kliknklik.com. Tentang kami. http://kliknklik.com/content/4-tentang-kami. Diakses pada tanggal 1 Januari 2014.

Ratih. (2009). LEVEL-LEVEL MANAJEMEN. http://dewisri-sim.blogspot.com/2009/11 /level-level-manajemen_19.html. Diakses pada tanggal 6 Januari 2014.